case · bouw · projectopvolging, voorraad, planning en facturatie
Facibel BV: van losse spreadsheets naar één werking
Projectopvolging, voorraadbeheer, planning van ploegen en facturatie: in de bouw komt alles samen. Zo hielpen we dit bouwbedrijf om hun werking te structureren en processen digitaal te stroomlijnen, zonder de werf uit het oog te verliezen.
investering
terugverdientijd
tijdsbesparing op projectmanagement
minder achterstallige facturen
Achtergrond en bedrijfsprofiel
Onze klant is een middelgroot bouwbedrijf dat zich richt op zowel residentiële als commerciële bouwprojecten. Het bedrijf beheert projecten van A tot Z, inclusief planning, inkoop, uitvoering en oplevering. Door de groeiende vraag naar efficiëntie en transparantie in de bouwsector ondervond het bedrijf echter steeds meer uitdagingen op administratief en operationeel vlak.
Situatieschets en pijnpunten
Bij onze eerste analyse ontdekten we verschillende knelpunten die de efficiëntie van het bedrijf negatief beïnvloedden.
Fragmentarische projectplanning
- Projecten werden beheerd via losse spreadsheets en e-mails, wat leidde tot verwarring en miscommunicatie tussen teams.
- Er was geen gecentraliseerd systeem om taken toe te wijzen en de voortgang en communicatie met alle stakeholders bij te houden.
- Klanten hadden beperkte transparantie over de status van hun project.
Inefficiënt voorraad- en materiaalbeheer
- Bouwmaterialen werden handmatig bijgehouden, wat resulteerde in overbestellingen of tekorten.
- Leveranciersorders werden niet automatisch gekoppeld aan projecten, wat leidde tot vertragingen op de werf en incorrecte nacalculatie.
- Restmaterialen werden niet optimaal benut, waardoor kosten onnodig hoog opliepen.
Trage en foutgevoelige boekhouding
- Facturen werden handmatig opgesteld en verstuurd, wat leidde tot fouten en vertragingen in betalingen.
- Klanten betaalden vaak pas grote delen na voltooiing van het project, wat cashflowproblemen veroorzaakte.
- Er was geen automatische opvolging van openstaande facturen.
- Projectkosten werden niet analytisch ingeboekt, waardoor er geen duidelijkheid was over marges per project.
Gebrek aan data en prestatie-inzichten
- Projectkosten werden niet in real-time bijgehouden, waardoor budgetoverschrijdingen pas laat werden ontdekt.
- Er was geen inzicht in de prestaties van onderaannemers en leveranciers.
- Klantfeedback en opleveringskwaliteit werden niet systematisch geëvalueerd.
Oplossing door Aidoo
Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we een volledig digitaliseringsproject uitgerold.
Gecentraliseerd projectmanagementsysteem
- Taken, deadlines en verantwoordelijkheden worden automatisch toegewezen in een digitaal platform.
- Teams hebben real-time inzicht in de status van projecten, waardoor miscommunicatie wordt voorkomen.
- Klanten kunnen via een klantportaal de voortgang van hun project volgen en updates ontvangen.
Automatisch voorraad- en materiaalbeheer
- Een digitaal voorraadbeheer zorgt voor real-time inzicht in beschikbare materialen en geplande leveringen.
- Leveranciers worden geïntegreerd in het systeem, waardoor bestellingen automatisch kunnen worden geplaatst op basis van projectbehoeften.
- Restmaterialen worden geregistreerd en hergebruikt waar mogelijk, wat de kosten verlaagt.
Digitale facturatie en betalingsopvolging
- Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan de voortgang van het project.
- Klanten kunnen online betalingen uitvoeren, waardoor de cashflow verbetert.
- Automatische herinneringen en opvolging zorgen voor minder openstaande facturen en snellere betalingen.
Data-analyse en prestatie-inzichten
- Een dashboard biedt inzicht in budgetgebruik, projectvoortgang en onderaannemerprestaties.
- Projectmanagers kunnen vroegtijdig ingrijpen bij budgetoverschrijdingen en planningstekorten.
- Klanttevredenheid wordt systematisch gemeten en gebruikt om toekomstige projecten te optimaliseren.
ROI-analyse
Om de impact van deze digitalisering te meten, hebben we een ROI-analyse uitgevoerd.
kostprijs
- Software-implementatie
- Training
- Integratie
opbrengst
- 40% tijdsbesparing op projectmanagement: besparing van ~€25.000 per jaar aan operationele kosten.
- 30% efficiënter voorraadbeheer: minder verspilling en lagere materiaalkosten.
- 75% minder achterstallige facturen: betere cashflow en snellere betalingstermijnen.
terugverdientijd
Conclusie en impact op lange termijn
Door deze oplossing kan onze klant:
- De operationele efficiëntie verhogen zonder extra administratieve last.
- Beter budgetteren en projectkosten in real-time monitoren.
- Klanten meer transparantie bieden en hun tevredenheid verhogen.
- Cashflowproblemen minimaliseren door een geautomatiseerd facturatie- en betalingsproces.
Dankzij deze strategische digitalisering is onze klant nu optimaal gepositioneerd om verder te groeien en te concurreren in een steeds digitaler wordende bouwsector.
Word jij onze volgende case?
Contacteer ons voor een vrijblijvend & scherp voorstel.