Privacybeleid
Aidoo · laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026
Hoe Aidoo omgaat met je persoonsgegevens: welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
Aidoo is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via aidoo.be en in het kader van onze dienstverlening verwerken. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe je gegevens verwerkt worden, en dat wij daarvoor aanspreekbaar zijn.
- Maatschappelijke zetel en kantoor: Kortrijksesteenweg 759, 9000 Gent (België)
- Ondernemingsnummer: BE 1002.749.871
- E-mail: info@aidoo.be
- Telefoon: +32 468 21 35 07
Heb je een vraag over dit privacybeleid of over je gegevens? Stuur ons gerust een e-mail. We antwoorden in klare taal.
2. Voor wie geldt dit privacybeleid?
Dit beleid geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke:
- bezoekers van aidoo.be;
- mensen die ons contactformulier of onze prijscalculator invullen;
- (potentiële) klanten en hun contactpersonen;
- leveranciers, partners en hun contactpersonen.
Werken we voor een klant aan een Odoo-project en verwerken we daarbij persoonsgegevens in de systemen van die klant, dan doen we dat als verwerker in opdracht van de klant. In dat geval is de klant verwerkingsverantwoordelijke en gelden de afspraken uit onze overeenkomst en de verwerkersovereenkomst (zie ook artikel 10 van onze algemene voorwaarden).
3. Welke gegevens verwerken we, waarvoor en op welke basis?
3.1 Contactformulier. Vul je ons contactformulier in, dan verwerken we je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, eventueel je bedrijfsnaam en je bericht. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden en je te contacteren. Rechtsgrond: het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten op te volgen.
3.2 Prijscalculator. Vul je onze prijscalculator in, dan verwerken we je naam, e-mailadres en telefoonnummer, je btw-nummer en website, en je antwoorden over je bedrijf: je activiteiten, het aantal bedienden en arbeiders, de systemen die je nu gebruikt, de afdelingen die met Odoo moeten werken, de gewenste koppelingen en je voorkeur voor maatwerk of standaard. Met je btw-nummer zoeken we de openbare gegevens van je onderneming op in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en we bekijken openbare informatie over je bedrijf op het internet. Op basis daarvan stelt een AI-model (Claude van Anthropic) automatisch een eerste inschatting op, die we je per e-mail bezorgen. We gebruiken je gegevens om je die inschatting te bezorgen en om je te contacteren met een verdere inschatting of een voorstel. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang.
3.3 Klanten en projecten. Voor klanten verwerken we identiteits- en contactgegevens van contactpersonen, facturatie- en betalingsgegevens, onze onderlinge communicatie en de projectinformatie die nodig is om onze diensten te leveren, te factureren en te ondersteunen. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen (onder meer boekhoudkundig en fiscaal).
3.4 Leveranciers en partners. We verwerken de contactgegevens van contactpersonen om onze samenwerking te beheren. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang.
3.5 Nieuws en commerciële e-mails. We sturen je enkel commerciële e-mails als je daarvoor toestemming gaf of, als je klant bent, over diensten die gelijkaardig zijn aan wat je al bij ons afnam. In elke e-mail kan je je met één klik uitschrijven. Rechtsgrond: toestemming of ons gerechtvaardigd belang.
3.6 Websitebezoek. Onze hostingprovider registreert technische gegevens zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, de opgevraagde pagina en je browsertype in serverlogs. Die gegevens zijn nodig om de website veilig en correct te laten werken. Om het lettertype van de website te tonen, laadt je browser dit bovendien via Google Fonts, waardoor Google je IP-adres ontvangt. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals analyse- of marketingcookies, plaatsen we enkel met je toestemming via onze cookiebanner. Rechtsgrond: toestemming.
We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en we nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor je hebben. De prijscalculator geeft een eerste, automatisch opgestelde inschatting; de echte offerte maken we altijd samen met jou.
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden, of zo lang de wet dat vereist:
- Contactaanvragen en inschattingen via de prijscalculator: zolang nodig om je vraag op te volgen en maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.
- Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna zolang wettelijke verplichtingen dat vereisen. Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren we de wettelijke termijn (momenteel 10 jaar).
- Serverlogs: gedurende een beperkte periode, waarna ze automatisch worden verwijderd.
5. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ons helpen om onze dienstverlening te leveren, en telkens alleen de gegevens die ze daarvoor nodig hebben:
- onze hostingprovider Hetzner Online GmbH, die de website host in datacenters binnen de Europese Unie;
- onze leverancier van e-mail en kantoorsoftware (Google Workspace);
- onze ERP- en CRM-software (Odoo);
- de leveranciers achter onze prijscalculator: Typeform (het formulier), n8n (de automatisering die je aanvraag verwerkt), Anthropic (het AI-model dat de eerste inschatting opstelt) en Brevo (het versturen van e-mails);
- Google (Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads), enkel na je toestemming voor statistieken of marketing;
- Cookiebot (Usercentrics A/S), die je cookiekeuze en het bewijs van je toestemming registreert;
- ons boekhoudkantoor en andere adviseurs, gebonden door beroepsgeheim of vertrouwelijkheid;
- IT-partners of onderaannemers die ons ondersteunen bij een project, gebonden door vertrouwelijkheid;
- overheidsinstanties, als de wet ons daartoe verplicht.
Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst die hen verplicht je gegevens even zorgvuldig te behandelen als wij.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
We verwerken je gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige leveranciers, zoals Google en Anthropic, kunnen gegevens ook buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.
7. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo verloopt alle verkeer met onze website versleuteld (HTTPS), hebben enkel medewerkers die dat nodig hebben toegang tot je gegevens, houden we onze systemen up-to-date en maken we regelmatig back-ups.
8. Jouw rechten
Je hebt altijd controle over je eigen gegevens. Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens in een gestructureerde, gangbare vorm te ontvangen of te laten overdragen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en in het bijzonder tegen direct marketing;
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking daarvoor.
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar info@aidoo.be en omschrijf zo duidelijk mogelijk wat je vraagt. We antwoorden binnen een maand. Is het nodig om zeker te zijn dat we met de juiste persoon communiceren, dan kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen. Het uitoefenen van je rechten is gratis.
9. Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@aidoo.be, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Cookies
Hoe we omgaan met cookies en vergelijkbare technieken, en hoe je je cookiekeuze op elk moment wijzigt, lees je in ons cookiebeleid.
11. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Laatst bijgewerkt op 24 september 2026.